Il tempo è una risorsa preziosa.

Tutti abbiamo solo 24 ore al giorno e spesso ci ritroviamo a dover (o voler) fare più cose rispetto alle nostre possibilità.

Per questo cerchiamo di essere più veloci in ciò che facciamo e di sfruttare al meglio ogni momento della nostra giornata.

Per questo, forse, hai iniziato a leggere questo articolo…

Quello che voglio fare è spiegarti 5 strategie che puoi mettere in atto nella tua vita professionale e personale per recuperare tempo. Alcune di queste, probabilmente, le stai già mettendo in pratica, altre, forse, ti risulteranno nuove. Come vedrai, non sono scollegate tra loro, saranno molto più efficaci se le applicherai nel loro ordine.

In conclusione, ti parlerò di una strategia completamente diversa dalle altre che rappresenta il punto di partenza per recuperare davvero il tuo tempo.

1. Elimina le attività che portano poco (o nessun) valore al tuo tempo

Questa è la prima strategia.

Il motivo è chiaro:  perché cercare di ottimizzare qualcosa che, semplicemente, puoi smettere di fare?

Comprendere quali sono le attività che puoi eliminare dalla tua to-do list può essere complesso. L’abitudine a fare qualcosa rende difficile cogliere le opportunità di eliminarla o semplificare il proprio modo di lavorarci. Per questo motivo, rifletti regolarmente sul valore di ciò a cui stai dedicando del tempo ponendoti delle domande.

Il metodo migliore è (quando possibile) smettere di dedicarti a quell’attività per un po’ di tempo e poi valutare l’impatto che ha avuto questa interruzione.

Ovviamente, in un contesto organizzativo, non tutto quello che è nella tua to-do list è sotto la tua responsabilità: a volte, devi farlo perché ti viene chiesto di farlo. Considera, però, l’opportunità di parlare con il tuo capo delle tue mansioni e spiegagli quale potrebbe essere un uso migliore del tuo tempo (segui i consigli che trovi in questo blog su come ‘gestire’ il tuo capo!).

2. Organizza le tue attività

Dopo avere applicato un filtro’ alle tue attività (sia quelle a cui ti stai dedicando, sia quelle nuove che ti vengono proposte), il passo successivo è organizzarle.

Con questo termine non intendometterle in agenda’: questo potrà essere, eventualmente, un passo successivo.

Prima di tutto, il mio consiglio è di avere ben chiaro in cosa consistono le tue attività e qual è il ‘risultato atteso’ da ognuna di esse, ovvero il tuo obiettivo. Spesso, infatti, ci sono attività e progetti che si protraggono o richiedono più tempo del previsto, solo perché non era stato ben definito cosa fare.

Compreso l’obiettivo, puoi definire quali sono i singoli passi per raggiungerlo. Ti potrà essere utile fare una vera e proprio checklist da utilizzare ogni volta, soprattutto se l’attività è complessa e si ripete nel tempo. Ad esempio, la predisposizione di un report mensile o l’organizzazione di una riunione.

Scrivere nel dettaglio tutto quello che devi fare sarà un grande beneficio per la tua produttività in quanto evita il rischio di dimenticare qualcosa e libera la mente affinché possa concentrarsi senza distrazioni. Inoltre, avere un sistema in cui le tue attività sono raccolte e ben definite, ti sarà utile per attuare in modo più efficace le strategie successive.

3. Automatizza le attività ripetitive

Una volta che hai definito in modo dettagliato le attività che fanno parte della tua routine giornaliera o della tua mansione, la prima domanda che puoi farti è: quale di queste potrebbe essere automatizzata?

Forse sei abituato a pensare all’automazione in un ambito più ’industriale’, ma, in realtà, può essere applicata anche alle attività quotidiane.

Ti faccio solo due piccoli esempi riguardo ad uno strumento che usiamo tutti, la posta elettronica:

  1. puoi utilizzare le regole di Outlook o i filtri di Gmail per archiviare in una cartella o etichettare tutti i messaggi da un certo mittente o con un certo oggetto;
  2. puoi utilizzare le firme o le risposte predefinite per inserire automaticamente certi dati o informazioni che ti vengono richiesti spesso.

Ovviamente l’automazione, anche solo di un piccolo passaggio, richiede molto tempo nell’impostarla e testarla, ma, tanto più l’attività è frequente, tanto più questo investimento diventa conveniente.

Se sei incuriosito da questa opportunità di recuperare tempo, puoi esplorare servizi come IFTTT o Zapier, se non addirittura strumenti più avanzati di Robotic Process Automation.

Infine, tieni presente che, senza necessariamente ricorrere a dei software, anche la costruzione delle checklist di cui ti ho parlato prima (un elenco dettagliato dei passi per completare una certa attività) ti permette, in un certo senso, di automatizzarne l’esecuzione. Anziché consumare tempo ed energia nel dover pensare ogni volta a ciò che devi fare, prendi in mano la tua lista e completa un passo dopo l’altro, in modo automatico.

4. Delega le attività che possono fare altre persone

Partendo dall’elenco organizzato delle tue attività, una seconda domanda che pui porti è: quale di queste attività potrebbe essere delegata?

Ricorda questo: lo scopo principale della delega è farti recuperare del tempo che puoi dedicare ad attività di valore che solo tu, per il tuo ruolo o per le tue competenze, puoi svolgere. Per questo è così importante delegare.

Ora, ovviamente, l’implementazione di questa strategia dipende molto dalla tua professione e dalla tua posizione.

Se hai collaboratori che riportano direttamente a te, puoi chiedere a loro di occuparsi di una determinata attività. Non entro nel dettaglio del processo di delega, ma ti esorto ad essere sempre consapevole del loro effettivo carico di lavoro e delle loro competenze quando gli affidi un’attività.

Se non hai risorse ’interne’ a cui puoi delegare, ma hai un budget a disposizione, puoi avvalerti di professionisti esterni che possono lavorare per te, o per il tuo team, su attività specifiche.

Se non hai nessuna di queste possibilità c’è comunque una terza opzione. Forse hai un collega che è più bravo e veloce di te nello svolgere alcune attività, mentre tu sei più competente in altre. Potreste aiutarvi a videnda nelle rispettive mansioni. Oppure, se in quel momento hai un carico di lavoro minore rispetto a lui, potreste dividervi il lavoro cosicché il tuo collega possa ricambiare il favore quando vi ritroverete nella situazione opposta.

Come per l’automatizzazione, anche la delega richiede un investimento di tempo nel trasferire conoscenze e informazioni necessarie per svolgere le attività e verificarne lo svolgimento (per questo molti dicono:  “faccio prima a farlo da solo!”). Avere organizzato in dettaglio le attività, però, facilita moltissimo il processo di delega. Se hai elaborato una lista delle attività da fare ti sarà più facile delegare o semplicemente chiedere aiuto su uno o più di quei passi.

5. Raggruppa le attività dello stesso tipo

Se non hai potuto automatizzare o delegare una certa attività, ovviamente dovrai continuare ad occupartene in prima persona.

Per essere più efficiente (e quindi recuperare tempo!) una strategia efficace, che molti di noi adottano spontaneamente, è raggruppare le attività dello stesso tipo e svolgerle nello stesso momento.

Un semplice esempio: andare a fare la spesa una volta alla settimana (con una bella lista organizzata) anziché andare ogni giorno quando ci accorgiamo che manca qualcosa.

Svolgere attività simili tra di loro nello stesso blocco di tempo, riduce il cosiddetto multitasking. Ogni volta che cambiamo tipologia di attività, sprechiamo un po’ di tempo per recuperare i documenti e gli strumenti che ci servono. Inoltre, anche la nostra mente ha bisogno di tempo per passare da una modalità di lavoro ad un’altra.

Nei limiti della flessibilità del tuo lavoro, puoi dedicare momenti specifici della giornata o della settimana a determinate tipologie di attività, ad esempio:

  • leggere e rispondere alle email
  • pianificare gli appuntamenti
  • scrivere contenuti per il sito o i social
  • telefonare ai clienti

Anche in questo caso, l’organizzazione delle attività ti potrà aiutare. Se utilizzi un sistema semplice e affidabile in cui raccogli quello che devi fare, suddividendolo in base al contesto o all’argomento, ti sarà più facile ‘filtrare’ le attività che puoi svolgere in un determinato momento e metterti subito al lavoro. Ad esempio, la mia lista preferita è l’elenco delle telefonate, che ormai guardo ogni volta che mi metto in auto!

6. Inizia a dedicarti alle attività importanti per te (anche se non ne avresti il tempo!)

Per concludere, voglio spiegarti l’ultima strategia per recuperare tempo: inizia a dedicare il tuo tempo alle attività che sai essere importanti e di valore per te.

“Ma come?” – mi dirai – “come posso recuperare tempo facendo più cose?”

Sì, ti potrà sembrare strano, ma in realtà, in determinate condizioni, fare di più ti aiuterà a recuperare tempo.

All’inizio di questo articolo, infatti, non ti ho fatto la domanda più importante, che, in realtà, è il primo passo di questo percorso che ti ho suggerito:

Perché vuoi recuperare tempo?

In altre parole, quali sono le attività importanti a cui vorresti dedicare il tuo tempo e che adesso non hanno spazio nelle tue giornate?

Essere più efficiente in quello che fai non ha un valore di per sé, ma è utile nella misura in cui ti permette di recuperare del tempo che puoi dedicare ad altro.

Il vero punto di partenza, quindi, è capire quali sono le attività per te davvero importanti ed iniziare a dedicarti ad esse, anche se adesso non ti sembra di avere il tempo per farlo.

Sì, perché trovare il tempo per queste nuove attività sarà uno stimolo ed una motivazione a recuperare tempo e ad applicare, spontaneamente, le strategie che ti ho spiegato. Smetterai tu stesso di fare quelle attività che hanno un valore minore di quelle che hai aggiunto. Sarai più attento all’organizzazione e coglierai le opportunità per automatizzare, delegare o raggruppare le tue attività.

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