Tutti abbiamo sentito, almeno una volta, le parole ’agile’ e ’coach’ insieme, o separatamente, in contesti non sempre aziendali. Solamente pochi di noi, però, sanno cosa fa davvero un agile coach, un lavoro di origine non recentissima, diversamente da come si pensa, diffusosi negli ultimi anni.

Io stessa, fino a qualche anno fa, ignoravo cosa facesse precisamente un agile coach nella sua quotidianità, ma ora è parte integrante del mio lavoro in azienda.

Spesso mi trovo a dover spiegare il mio lavoro ad amici, parenti e conoscenti, per questo ho pensato di scrivere un articolo che racchiudesse i punti cardine di questo ruolo affascinante, ma ancora ignoto, soprattutto per alcuni.

Iniziamo dalle basi.

Cosa significa agile e cosa significa coach

Agile’ è un aggettivo che si usa per riferirsi a metodologie applicate a progetti, processi e mindset aziendali (leggi il mio articolo “10 caratteristiche di un agile mindset”) che permettono di reagire in modo rapido e flessibile ad eventi inaspettati che improvvisamente incorrono durante una pianificazione. Spesso agiamo in situazioni volatili e poco chiare di cui è difficile prevedere gli esiti a lungo termine. Le tecnologie, il mercato del lavoro, i desideri dei clienti cambiano velocemente, ogni mese, ogni settimana. In questo mondo così detto V.U.C.A. (Volatile, Imprevedibile – Unpredictable -, Complesso e Ambiguo) i classici approcci di pianificazione a lungo termine non funzionano più. Io, in particolar modo, mi muovo in progetti di data science e digitalizzazione, contesti in cui, come si può immaginare, gli approcci agili sono molto diffusi.

Ora passiamo alla parola ‘coach’.

Il coach è una figura che, diversamente dal consulente, introduce a clienti o colleghi le metodologie, insegna come e quando usarle e in quali contesti. È un moderatore, una persona di riferimento che supporta clienti e colleghi nel perseguire al meglio gli obiettivi di business e gli fornisce i tools.

Ok, ma un agile coach, cosa fa?

Iniziamo col dire che il ruolo di un agile coach è altamente strategico e lavora su più fronti, per esempio:  

  • Per la struttura organizzativa di un’azienda
  • Per un team di progetto

Un agile coach stabilisce le basi di un buon team work, definisce il way of work, aiuta il team a prendere decisioni e a sviluppare nuove idee in maniera rapida.

È una figura richiesta prevalentemente in grandi progetti di trasformazione e digitalizzazione perché, come anticipato, sono soprattutto questo tipo di progetti a richiedere una gestione di tipo agile e metodologie che permettano al team di prendere decisioni veloci, creative e reattive.

L’agilità non si ottiene nello stesso modo per ogni organizzazione per questo l’agile coach deve prima di tutto analizzare lo status quo del progetto, dei processi, del mindset dei team ed eventualmente lavorare su questo. Come detto in precedenza, un agile coach può lavorare in diversi ambiti e, a seconda dell’ambito, perseguire diversi obiettivi.

1. Per la struttura organizzativa dell’azienda

Per esempio un’azienda tradizionale vuole svecchiare i processi decisionali al suo interno e renderli più fluidi, meno gerarchici. Inoltre, vuole rendere i processi di controlling e comunicazione interna più rapidi.

Bene, per la struttura organizzativa e il suo svecchiamento un agile coach è di grande aiuto e lavorerà soprattutto sul mindset del leader e del management. In tal senso, diventa un vero e proprio change coach. Dovrà lavorare su più dimensioni affinché il mindset change da ‘classico’ ad ‘agile’ avvenga, concentrandosi inizialmente sui leader in azienda, che sono i più grandi ‘influencer’ dell’intera struttura organizzativa.

Mi piace il riassunto fatto da Mckinsey nell’articolo su “I 4 elementi costitutivi del cambiamento” (The 4 building blocks of change), che trovi qui:

Agile Coach: the 4 building blocks of change

Fonte: https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/the-four-building-blocks–of-change

Nell’immagine vediamo i 4 blocchi su cui un agile coach deve concentrarsi affinchè il cambiamento avvenga:

  1. Role Modeling (ri-modellamento dei ruoli): se i leader assumono un nuovo atteggiamento, nel nostro caso agile, anche il resto dei dipendenti sarà più propenso a farlo, percependoli come esempio da seguire.
  2. Fostering understanding and conviction (favorire la comprensione e la convinzione): in quest’attività un agile coach può fornire i tools che supportano l’entusiasmo e i valori aziendali.
  3. Developing talent and skills (sviluppare nuove competenze): l’agile coach può fornire e consigliare piani di sviluppo delle competenze affinchè i nuovi approcci agile siano accolti con positività nella struttura organizzativa. Può fornire le giuste competenze affinchè il grado di accettazione sia alto. Spesso non riusciamo ad accettare una situazione semplicemente perché non la comprendiamo, una volta compreso il perché tenderemo ad accoglierla con più facilità.
  4. Reinforcing with formal mechanism (rafforzamento tramite meccanismi formali): Per sostenere il cambio del mindset è importante che anche i processi organizzativi diventino agili. Come agile coach, non possiamo pretendere di sviluppare un mindset agile nei leader, se questi sono costretti a operare in contesti ancora molto rigidi.

Importante è capire che l’agile coach lavora, su tutti e 4 i fronti, con un team di esperti, in sincronia e armonia con change manager, process/operations manager, leader aziendali e così via. Sarà un moderatore che supporta il team.

2. Per un team di progetto

Spesso gli agile coach sono richiesti in grandi team di progetto. In questo caso l’agile coach sarà un vero e proprio facilitatore.

È qui che un Agile Coach aiuta il suo team a:

  1. capire l’impatto del progetto: spesso il team, quando è troppo coinvolto nel proprio progetto, tende a ragionare in silos, indipendentemente da altri progetti con cui, in realtà, è correlato o addirittura dipende. In questo caso l’agile coach può rendere il team consapevole dell’impatto del proprio progetto su altri progetti e, eventualmente, mostrarne l’obiettivo comune. La visione del progetto diventa il punto di orientamento comune.  
  2. fissare obiettivi consapevoli a breve-medio termine: spesso si conosce la visione di un progetto, ma non si sa come arrivarci. Un agile coach aiuta il team a concretizzare step dopo step gli obiettivi e a definire i compiti a breve-medio termine per arrivarci. Inoltre aiuta il team a valutare e definire il giusto flusso di lavoro e un ambiente agile efficace e duraturo.
  3. rendere la comunicazione del team efficace e stabilire il modus operandi: le interazioni, i feedback e, dunque, la comunicazione interna ed esterna al team sono fondamentali al successo del progetto. Un agile coach è responsabile della buona riuscita delle interazioni, fornisce al team gli strumenti e gli spazi giusti per scambiare informazioni di progetto. Concretamente, un agile coach può organizzare e moderare workshop, daily, scambi informali come coffee exchange, retrospettive divertenti ed efficaci che tendono a migliorare il team work. Assicurarsi che il flusso di informazioni sia fluido ed effettivo è determinante nella buona riuscita di un progetto.
  4. imparare dal passato e riadattare il piano di progetto: l’approccio dell’agile coach non rimane invariato nel tempo, sarebbe una contraddizione. Un agile coach deve essere consapevole dei cambiamenti interni ed esterni al team per adattare la propria strategia ed il set up del progetto. Se cambia la visione del progetto, bisognerà probabilmente rispondere in modo diverso e con nuovi strumenti al cambiamento. Se cambiano i membri del team bisognerà considerare tali varianti.
  5. utilizzare e diffondere pratiche agile: l’agile coach deve essere un mentore e facilitatore, fornendo anche coaching individuali su metodologie e strumenti agile che ogni membro del team dovrebbe saper utilizzare in modo efficace. Ad esempio, potrebbe essere necessario organizzare workshop per accelerare l’adozione di pratiche agile. In caso ci siano più team a lavorare nello stesso progetto e per la stessa visione, l’agile coach sarà responsabile dell’allineamento dei diversi team.
  6. pianificare: agile non significa non pianificare nulla, al contrario! Parafrasando una frase del libro Coaching Agile Teams, originalmente pronunciata da D. Eisenhower: “Planning is essentials; Plan are useless“. Pianificare e riadattare il proprio progetto a seconda dei bisogni del mercato ed in base a quello che si è appreso nel passato è essenziale!

Quali competenze deve avere un Agile Coach?

Le competenze da avere sono varie, io direi assolutamente empatia, esercitare una sorta di leadershipservile”, ovvero fornire metodi e strumenti per risolvere una situazione rapidamente senza doversi imporre, dunque rendere il team in grado di prendere decisioni. L’agile coach, infatti, è un ‘servant leader’: una persona capace di essere contemporaneamente al servizio e alla guida del team.

Inoltre, la capacità di moderare workshop che portino risultati ed essere un vero e proprio facilitatore durante conflitti e tensioni. Non bisogna mai dimenticare che il nostro lavoro deve essere human centric e quindi centrato sul team, sul cliente e su noi stessi.

Un agile coach deve avere capacità analitiche; essere capace di effettuare un assessment della situazione attuale, prima di attuare le strategie di cambiamento; valutare il proprio team prima di decidere con quali metodologie procedere. La frase chiave è “non dare mai niente per scontato e non tralasciare i dettagli”. Ogni progetto, ogni organizzazione, ogni membro del progetto ed ogni cliente ha un background e un obiettivo diverso, per questo l’adattamento è fondamentale. 

L’agile coach deve saper adattare e calibrare le proprie metodologie di coaching e scegliere gli strumenti giusti.

Se hai mai provato ad apportare un cambiamento in azienda o in un team di progetto sai che non è un impresa semplice. Per questo è altrettanto difficile descrivere ‘la giornata tipo nella vita di un agile coach’. Ogni giorno è diverso ed è fondamentale riconoscere le sfide quotidiane e per adattarsi ad esse e affrontarle.

Un altro punto fondamentale per ogni coach e dunque anche per un agile coach è il saper conoscere sé stessi, master your self” dice il libro Coaching Agile Teams. Il mondo del lavoro ha trascurato per molto tempo il fattore “conoscere sé stessi”.

Un agile coach deve essere perfettamente cosciente delle sue competenze e identificare i propri potenziali di crescita. Se vogliamo un cambio di mindset negli altri, dobbiamo crederci ed essere portatori sani di quel mindset. Gli altri ci crederanno solo se il coach è il primo a crederci e a saperlo comunicare bene.

Dunque l’ultima competenza, ma non per importanza, che tengo a citare è la capacità di riflettere su sé stessi e la consapevolezza di sé.

Consiglio di lettura

Concludo con un consiglio di lettura per chi volesse approfondire l’argomento: il libro Coaching Agile Teams di Lyssa Adkins.

Agile coach: libro Coaching Agile Teams

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