In questo articolo scopriremo quali sono i 6 fattori che minano la produttività in smart working, i cosiddetti “vampiri energetici” che sottraggono tempo e attenzione al nostro lavoro.

Oggi purtroppo tempo e attenzione sono a rischio “estinzione”. Notifiche, agende piene di impegni e smart working ne minacciano la sopravvivenza. In questo approfondimento parliamo dei 6 principali fattori che minano la produttività in smart working e scopriamo le 5 strategie che mette in atto il lavoratore felice, colui (o colei) che sa quali strategie mettere in atto per lavorare bene – ed essere più soddisfatto.

Quante volte abbiamo la sensazione di non aver mai abbastanza tempo? Come se le ore a disposizione non bastassero mai per spuntare tutte le caselle nella lista di cose da fare…

E quante volte siamo poco produttivi perché distratti da notifiche, email o meeting online?

Anche se a volte ci sembra che le giornate siano troppo corte, il tempo a disposizione è di solito più che sufficiente per fare tutto, se solo sappiamo dargli il giusto valore.

Un lavoratore felice lo sa e mette in atto strategie pratiche per ottenere il massimo da se stesso.

In questo approfondimento parleremo dei 6 fattori che minano la produttività in smart working e minacciano il nostro tempo. Al termine della lettura avremo qualche idea in più per:

  • trovare equilibrio lavorando in smart-working;
  • riconoscere i “vampiri energetici” che tolgono tempo e attenzione ed evitarli;
  • guadagnare tempo libero da dedicare al benessere.
Le maggiori minacce sono costituite soprattutto dalla nostra tendenza a riempirci di impegni e dalla quantità eccessiva di stimoli e distrazioni a cui siamo sottoposti.
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Perché non abbiamo mai tempo

Uno dei motivi per cui siamo spesso stressati, affaticati o poco produttivi è che non sappiamo gestire tempo e attenzione.

Queste due risorse sono molto fragili e a rischio “estinzione”.

Le maggiori minacce sono costituite soprattutto dalla nostra tendenza a riempirci di impegni e dalla quantità eccessiva di stimoli e distrazioni a cui siamo sottoposti.

Come se non bastasse, la pandemia ha introdotto una nuova sfida per i lavoratori: lo smart-working

Se da una parte lo smart-working ha permesso di maggiori libertà, dall’altra ha introdotto nuovi problemi. Ha reso più fragili i confini tra lavoro e tempo libero, comportando maggiori difficoltà di concentrazione. Inoltre, ha favorito la cultura del “sempre disponibile”. Molte persone si sono ritrovate a lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In parte, questo atteggiamento è legato alla difficoltà a far rispettare i propri spazi e il proprio tempo libero, e al senso di colpa legato al non recarsi in ufficio.

Oggi vuole lavorare in modo più sereno deve riuscire a rimanere flessibile, pronto ai cambiamenti e con una robusta tolleranza allo stress. 

È più importante che mai, quindi, saper riconoscere i 6 fattori che minano la produttività in smart working, prosciugando tempo ed energie .

Lo smart-working: meglio o peggio del lavoro in ufficio?

Come ha inciso lo smart-working sul nostro benessere?

I dati a riguardo sono contraddittori. Molte persone si sentono più stanche, disattente e demotivate. Altre invece riferiscono di essere più produttive rispetto a quando lavoravano in ufficio.

Secondo dati Eurispes recenti, gli italiani in media sembrano soddisfatti dello smart-working con il 62% che apprezza la nuova gestione degli orari. Chi vive da solo, o ha condizioni abitative non adatte al lavoro in remoto non percepisce grandi vantaggi. Confusione, connessione scarsa e postazioni poco ergonomiche sembrano essere tra i principali problemi.

Secondo una ricerca IBM, con lo smart-working la produttività sarebbe rimasta alta, anzi, risulterebbe addirittura cresciuta del 20%. Questo dato va però interpretato con cautela, perché lavorare per più tempo non sempre coincide con una maggiore produttività.

Secondo l’Economist, il 40 per cento dei lavoratori dice di lavorare per più tempo da casa. Inoltre, circa la metà dei partecipanti sente che il lavoro da remoto aumenta fraintendimenti e problemi di comunicazione con colleghi e clienti.

Secondo un sondaggio di Thrive Global, infine, a maggio del 2020 il 75% dei lavoratori dichiarava di sentirsi stressato e meno produttivo a causa dello smart-working. 

Dalle statistiche emergono quindi dati contraddittori e non sembra prevalere un’opinione univoca sul rapporto costi-benefici dello smart-working.

Mentre alcuni vivono il lavoro da casa come un vantaggio, altri, per vari motivi, sono più sereni lavorando in ufficio.

I problemi principali dello smart-working sono riconducibili a tre categorie:

  1. contaminazione tra vita privata e lavoro;
  2. necessità di multitasking e presenza di molteplici distrazioni;
  3. urgenze casalinghe e problemi nella gestione del tempo.

I 6 fattori che minano la produttività in smart working

Secondo l’indagine dell’Economist, le maggiori fonti di distrazione in smart working sarebbero (in ordine di importanza):

  1. tentazione di rilassarsi;
  2. cura della casa;
  3. sentirsi disconnessi dai colleghi;
  4. urgenze familiari;
  5. problemi tecnici (PC, connessione);
  6. necessità di usare di continuo le chat per comunicare.

Secondo l’Economist perdiamo circa il 28% delle ore di lavoro a disposizione (e i conseguenti guadagni) a causa della della distrazione.

A questo proposito, la ricercatrice Ashley Whillans ha identificato sei “trappole temporali”, ovvero 6 fattori che minano la produttività risucchiando il nostro tempo e le nostre energie.

1. Tecnologia

Se da una parte la tecnologia ci aiuta in alcuni casi a guadagnare tempo, dall’altra la quantità di notifiche che riceviamo durante il giorno frammenta la giornata in piccoli segmenti improduttivi.

Queste interruzioni continue hanno diversi effetti negativi: non solo ci distraggono dalle attività principali, ma richiedono anche una maggiore energia per tornare a focalizzarsi sul compito primario. Ciò allunga i tempi necessari a completare un’attività e ci fa sentire esausti e con l’acqua alla gola.

2. Ossessione per il denaro

Lavoriamo molto perché siamo convinti che i soldi ci aiuteranno a essere più felici.

In realtà diverse ricerche mostrano che i soldi proteggono dallo stress ma non sono in grado di comprare la felicità. Oltre un certo reddito, le entrate mensili non predicono più la soddisfazione personale. Eppure, secondo queste ricerche, sembra che anche chi ha raggiunto una robusta sicurezza economica, potendo scegliere, preferirebbe i soldi al tempo libero.

3. Sottovalutiamo il valore del tempo

A causa della nostra ossessione per il denaro, cerchiamo di proteggere i guadagni, anziché il tempo.

Un motivo per cui facciamo questo è che è molto complicato stimare il valore del tempo, mentre è più facile attribuire un valore oggettivo ai soldi. È questo il motivo per cui lavoriamo sempre di più e abbiamo sempre meno tempo per noi stessi.

4. Consideriamo l’essere indaffarati come status symbol

Le nostre identità sono profondamente legate al lavoro.

Usiamo il lavoro come mezzo per trovare uno scopo personale. Ammiriamo le persone molto impegnate e ci sentiamo colpevoli se ci riserviamo del tempo libero. Questo stile di vita, però, rischia di essere dannoso per la salute e le relazioni, dal momento che porta a trascurare le attività positive per il nostro benessere, come l’attività fisica, la socialità e gli hobby.

5. Avversione alla pigrizia

Viviamo male il tempo libero perché non sappiamo più starci dentro.

In una ricerca è emerso che preferiamo piccole scosse elettriche piuttosto che essere lasciati da soli con noi stessi e i nostri pensieri. Inoltre, tendiamo a valutare come “scansafatiche” chi ha un ritmo meno frenetico.

Così perdiamo di vista i benefici di “staccare la spina” ogni tanto.

6. Fallacia della pianificazione

Siamo convinti che in futuro avremo più tempo di quanto ne abbiamo nel presente.

È il risultato di un bias chiamato “fallacia della pianificazione”, che ci porta a riempire l’agenda di impegni sovrastimando il tempo libero. Per evitarla basta pensare che domani saremo impegnati quanto lo siamo oggi, quindi dovremmo essere prudenti nel prendere nuovi impegni.

Se siamo così inclini a perdere la concentrazione e non sappiamo gestire il tempo, come possiamo fare per trovare un equilibrio e lavorare in modo più efficace?

Le 5 strategie del lavoratore felice

Ognuno di noi ha pensato almeno una volte di aver bisogno di “più tempo”.

Tuttavia, non possiamo rallentare né allungare le nostre giornate. Per fortuna, però, possiamo sfruttare meglio il tempo che abbiamo, imparando a gestire noi stessi. 

Ecco le 5 strategie del lavoratore felice:

1. Attenzione profonda

Il lavoratore felice è indistraibile.

Quando si tratta di mettersi al lavoro entra in uno stato di concentrazione profonda ed è capace di ridurre l’impatto di tutte le possibili fonti di distrazione. Quando lavora non guarda il telefono, non entra sui social e si immerge totalmente in quello che fa.

2. No al multitasking

Il motivo è semplice: il multitasking non esiste.

Impariamo con la pratica a passare da un compito all’altro in modo sempre più rapido, ma non siamo davvero in grado di svolgere più attività nello stesso momento. In questo passaggio, secondo molte ricerche psicologiche, perdiamo fino al 40 per cento della nostra capacità produttiva. Il lavoratore felice lo sa e si concentra su una cosa alla volta.

3. Ridurre le notifiche

Il lavoratore felice sa che ogni ora riceve una gran quantità di notifiche.

Ha quindi imparato a lasciare attive solo quelle essenziali e sa guardarle al momento giusto. Inoltre, per ricevere meno notifiche invia meno messaggi e meno email superflue. A meno di urgenze particolari, durante il lavoro lascia il telefono in un’altra stanza e riserva un momento specifico della giornata per controllarlo.

4. Programmazione e Time blocking

Il lavoratore felice sa che deve occuparsi il più possibile delle cose importanti ma non urgenti.

Per questo cerca di programmare la settimana in modo flessibile (così da poter gestire eventuali imprevisti) e di rispettare tali programmi. In questa tabella inserisce non solo le attività lavorative, ma anche i momenti da dedicare a sé, alle persone che ama e ai suoi interessi personali.

5. Conoscere se stessi

Il lavoratore felice sa quando deve fare una pausa.

Conosce i suoi ritmi, è consapevole di come la sua energia cambia durante la giornata, le settimane e le stagioni. Ascolta il suo corpo e monitora i suoi livelli di stress. In questo modo rispetta se stesso e tutela il proprio benessere psicofisico, riuscendo a essere produttivo al momento giusto. Inoltre, il lavoratore felice conosce le sue aspirazioni e i lavori che hanno valore per lui.

Ti consiglio anche un altro articolo del blog se vuoi approfondire questo argomento: “3 domande per allenare la felicità al lavoro“.

Il diritto al riposo

Quando parliamo di lavoro siamo molto propensi a condividere consigli su come gestire il tempo e aumentare la produttività, ma dovremmo anche discutere del diritto al riposo.

Non pensiamo mai che il nostro cervello ha bisogno anche di “digerire”, riposare, lasciare respirare i pensieri. Ci spingiamo costantemente verso il limite, sempre presi da mille progetti, alla rincorsa di qualcosa che non abbiamo.

Forse la vera saggezza sta nella semplicità, nella capacità di assaporare il tempo come si assapora un frutto maturo. Stare nel presente, pensando che molto di ciò che ci serve per essere lavoratori felici, forse, lo abbiamo già.

Riassumendo

Tempo e attenzione sono due delle risorse più preziose che abbiamo. Oggi sono più minacciate che mai in smart working, a causa di continui stimoli distraenti e cambiamenti profondi nel modo di lavorare.

I 6 fattori che minano la produttività mentre non siamo in ufficio sono:

  1. tentazione di rilassarsi;
  2. cura della casa;
  3. sentirsi disconnessi dai colleghi;
  4. urgenze familiari;
  5. problemi tecnici (PC, connessione);
  6. necessità di usare di continuo le chat per comunicare.

Mentre le 6 trappole che non ci permettono di gestire bene il tempo sono:

  1. un uso sbagliato della tecnologia (e per l’essere sempre connessi);
  2. ossessione per il denaro (e non per il tempo);
  3. sottovalutazione del valore economico del tempo;
  4. essere indaffarati è considerato uno status symbol;
  5. avversione alla pigrizia (e la conseguente paura di prendere tempo per noi);
  6. convinzione che domani avremo più tempo di oggi.

Se impariamo a conoscere noi stessi, impariamo a gestire il tempo e a lavorare (e vivere) con maggiore serenità.

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